Alla kommer att digitalisera förr eller senare. Så när ni är påväg dit, ta med er dessa 5 värdefulla tips att ha med i bakhuvudet.
1. Släpp gamla sanningar och våga tänka nytt
Vi måste våga ifrågasätta hur vi jobbar i grunden, vilka brister vi har och vad vi kan göra bättre. Allt som känns självklart idag behöver inte vara det bästa sättet. Det är svårt att bryta en vana, men en ny vana kommer också kännas självklar när ni är igenom!
Tips: Börja inte med tekniken – börja med frågan: ”Varför gör vi som vi gör?”
2. Gör det enkelt att göra rätt
När rutiner är enkla och systemen lättandvänliga så följer alla samma flöden. När det är krångligt att uppdatera, fylla i ute på spårng eller att hitta information börjar man ta genvägar eller skjuter upp det vilket gör att man glömmer. Ett nytt system ska inte kräva en tjock manual. Ju närmare det ligger det dagliga arbetet, desto bättre och troligare att alla följer samma rutiner.
Tips: Välj verktyg som gör det enkelt för användaren att följa rutinerna.
3. Våga gå hela vägen
Många försöker digitalisera ”lite grann” och kör dubbelt. Lite Excel, lite system, lite mejl. Men det blir ofta rörigare än innan. Det gäller att äta kakan på rätt sätt, här är det viktigt att utgå från helheten och därifrån ta bit för bit.
Tips: När ni bestämmer er, kör! Det blir enklare att införa ett nytt sätt att arbeta än att balansera två olika.
4. Mät, följ upp och justera
Digitalisering är inte ett projekt, det är ett arbetssätt. Därför behöver ni följa upp och utvärdera längst vägen: Vad har blivit bättre? Vad funkar inte? Var brister våra rutiner och varför? Fördelen när ni digitaliserat är att rutiner är enklare att följa upp, utvärdera och förändra än när allt var manuellt.
Tips: Sätt KPI:er redan från start. Det kan vara tid per ärende, antalet dubbelregistreringar, eller hur lång tid det tar att få fram rätt dokumentation.
5. Ta hjälp men äg förändringen själva
Ingen ska behöva göra omställningen ensam men förändringen måste komma inifrån. När viljan finns från ert håll så ta hjälp innan ni sätter igång. Det finns många sätt att gå till väga och många hinder att stöta på. För att inte fastna eller ännu värre, behöva göra om, se till att ni har rätt förutsättningar och en överblick innan ni tar era beslut. Planera stort i början och ta sedan förändringen i små steg.
Tips: Ta hjälp av någon som förstår både tekniken, branschen och hur allt hänger ihop. Men se till att ni själva äger processen, frågorna och farten.
Med det sagt:
Digitalisering är inte målet, det är ett bättre och lönsammare arbetssätt som leder till bättre beslut, mindre stress och mer tid för det som faktiskt spelar roll.
Så våga tänka om. Våga göra annorlunda. Och våga göra det fullt ut.
Har ni några funderingar? Vi hjälper er på vägen mot en digital framtid!
