I en modern tid så har fastighetsförvaltningen halkat efter rejält och många processer hanteras än idag manuellt. De manuella processerna tar mycket tid från redan tidspressade förvaltare och bidrar även till andra konsekvenser som missnöje, kostsamma misstag och felaktiga beslut. Det finns mycket att vinna på att digitalisera och effektivisera arbetsflödena. Här lyfter vi de 5 främsta tidstjuvarna inom fastighetsförvaltningen och hur ni löser dom.
1. Leta efter information
Problematik
Vi känner nog alla igen oss, hur mycket tid läger vi inte på att leta rätt på det vi behöver. Ritningar som ligger i någon källare, avtal som är utspridda och finns ens inventarielistor? Även om informationen har digitaliserats i form av inskannade dokument och en mappstruktur i SharePoint är det fortfarande inte så lättarbetat som det kan bli. Tänker vi ett steg större så kan vi inte länka SharePoints mappsystem till t ex underhållsplaner, felanmälningar och projekt. Vi blir där av hämmade i smarta arbetssätt.
Konsekvenser
- Viktig information är otillgänglig och tappas bort
- Brist på information kan leda till misstag och förseningar
- Utdragna processer med ineffektiva arbetssätt i teamet.
Lösning
Med en plattform där allt är samlat på 1 ställe finns all information snabbt åtkomligt. All data är lagrat digitalt som ger alla åtkomst oavsett om man sitter på kontoret, är på språng eller är på olika platser.
2. Felaktig fastighetsdata
Problematik
Det finns få saker som är så tidskrävande och kostsamt som när man planerar och utgår utifrån fel data. Det kan diffa på några få centimeter men medföra förödande konsekvenser. Det kan handla om information som fastighetsbestånd, underhållstatus och tekniska system.
Konsekvenser
- Beslut tas på osäker data och leder till felaktiga processer.
- Processer blir ineffektiva när man behöver korrigera och göra om.
- Felaktig eller helt utebliven historik över underhåll och reparationer.
Lösning
Vi rekommenderar alltid att göra en 3D scanning av fastigheten för att fastställa korrekt fastighetsdata, det är kostnadseffektiv och en investering som snabbt ger lönsamma resultat. Utifrån det underlaget görs en 3D modell där alla objekt läggs in som t ex fönster, dörrar, ventilationskanaler, kylskåp och vilket varumärke kylskåpet har. 3D modellen går att göra enkel eller väldigt detaljerad beroende på dess syfte. Utifrån 3D modellen kan vi sen ta fram planritningar, inventarielistor och kalkyler med ett knapptryck.
All den data vi hämtat implementeras sedan i en digital plattform, med rätt data på rätt ställe får vi tillgång till information på några sekunder.
3. Manuell ärendehantering
Problematik
Idag hanteras många ärenden som t ex reparationer och felanmälningar manuellt, det går åt mycket tid att registrera, följa upp och avsluta ärenden. Oftast sker det i olika system vilket gör det svårt att ha full kontroll och en bra översikt. Vid manuell uppföljning går mycket tid åt att ringa runt, kontrollera och uppdatera information i de olika systemen samtidigt som förvaltarna har en hög andra arbetsuppgifter på sitt bord.
Konsekvenser
- Missförstånd mellan aktörer, att något faller mellan stolarna och att information försvinner på vägen.
- Dubbelarbete när ärendet hantera i olika system.
- Utdragna processer och missnöjda hyresgäster.
- Stjäl tid från det strategiska arbetet.
Lösning
Med en digital plattform som hanterar information och ärenden på samma ställe automatiseras flera steg i processen. Ärendet registreras digitalt och sammanlänkas automtiskt med den information som behövs, arbetsgången registreras digitalt och kan även inkludera bilder eller annan information som är nödvändig vilket ger fullt kontroll.
Med en digital lösning:
- Hyresgästerna kan enkelt göra felanmälningar genom en webbportal eller en QR kod.
- Fastighetsförvaltaren kan enkelt tilldela ärendet till rätt person/personer som automatisk får tillgång till all information kopplat till ärendet.
- Notiser och påminnelser skickas automatiskt till berörda personer om ärendet.
- Uppdateringar om ärendet kan skickas ut automatiskt till hyresgästen.
- Generera rapporter med insikter för att förebygga liknande fall framöver.
4. Resor mellan fastigheter och möten
Problematik
Oftast är fastighetsportföljen utspridd över ett större geografiskt område, resor mellan fastigheter och kontor är kostsamma och tar mycket tid. Möten som kräver närvaro i fastigheten blir även de mer komplicerade att genomföra när man ska tajma in en tid i flera personers scheman.
Lösning
Med all information lättillgängligt digitalt, sensorer i fastigheterna samt digitala platsbesök som 3D scanningen ger möjlighet till behöver man inte åka ut till fastigheterna för att hämta information. Oavsett vart man befinner sig finns all information i plattformen i datorn eller telefonen. Med de digitala platsbesöken kan man ha digitala möten där alla är på varsitt håll. Det sparar mycket tid åt alla berörda när resorna minimeras.
5. Oplanerat underhåll
Problematik
Överraskningar som t ex en trasig hiss, vattenläcka eller när ett annat akut ärende sker tvingas förvaltarna att avbryta sina vardagliga arbetssysslor för att rycka ut akut. Det leder ofta till stress då tiden går åt till det oplanerade. Akuta reparationer är mer kostsamma är planerat underhåll och det skapar en frustration hos hyresgästen. Allt går inte att förutse men många akuta fall kan vi minimera om vi har ett planerat underhåll och skadorna kan minimeras om felet upptäcks tidigt.
Lösning
Genom att digitalisera underhållsarbetet får man bättre kontroll över inspektioner, reparationer och eventuella samband. Den digitala plattformen kan genera rapporter med insikter om tidigare reparationer som kan användas i det förebyggande underhållsarbetet.
Sensorer för tekniska system som t ex temperatur, ventilation och vatten ger oss notiser om tidigt avvikande flöden. Vid en vattenläckage skickar sensorerna ett meddelande om en upptäckt avvikelse vilket varnar oss innan skadorna blir omfattande. Sensorer ger oss information på distans vilket minimerar resorna till fastigheten för att t ex kontrollera temperatur eller ventilation.
Plattformen hjälper oss även att hålla koll på underhållsplanen och ge oss notiser om när det är dags för inspektioner eller liknande. Varje ärende loggas och uppföljningen blir enkel både för förvaltaren och ekonomiavdelningen.
Planörs fastighetsplattform
Med vår fastighetsplattform kan vi eliminera dessa 5 tidstjuvar och göra ert arbetssätt smartare. Vår plattform är utvecklad av oss som har arbetat i branschen i många år och har högt fokus på användarvänlighet och de delar som verkligen gör skillnad i ert arbete.
Plattformen kommer att lanseras under februari månad, signa upp på väntelistan för att komma före era konkurrenter: Sign up – Planörs fastighetsplattform
Med vår expertis hjälper vi er med att ta fram korrekt fastighetsdata med 3D scanning och 3D modellering. Vi erbjuder ett helhetskoncept där vi med våra tjänster och vår plattform levererar ett smart arbetssätt. Vi kan hjälpa er med t ex underhållsplaner, renoveringsprojekt eller andra tjänster.
Inget uppdrag är för litet eller för stort för oss att ta oss an. Hör av er så ska vi se hur vi kan hjälpa er på bästa sätt!
