Vad är en behovsanalys?
Vid uppstart så gör vi en undersökning om varför vi vill göra en förändring där vi sedan preciserar mål och behov, detta kallas för att göra en behovsanalys. Utifrån behovsanalysen kan vi sedan specificera vilka förutsättningar som finns, vilka krav som ska ställas och vilka villkor och kriterier som behöver lyftas fram i en upphandling.
Varför ska man göra en behovsanalys?
När vi har en tydlig bild av vad vi vill göra och hur leveransen ska se ut skapar vi rätt förutsättningar för ett hållbart projekt, för kommunikationen mellan alla involverade och alla har en tydlig bild av målet. Behovsanalysens syfte är att inga oklarheter ska kunna uppstå om varför vi vill göra detta och vilka behov byggnationen ska stilla.
När görs behovsanalysen?
Behovsanalysen är det första som tas fram när vi planerar att starta ett byggprojekt. Utifrån behovsanalysen sker sen den vidare planeringen då behovsbilden är tydlig för alla aktörer i kommande skeden.
Vem gör behovsanalysen?
Vilka som är involverade i att göra behovsanalysen beror på projektet, vem som äger fastigheten och vilket användningsområde som är verksamt, t ex om det är privat eller offentlig sektor. Här nämner vi några roller som kan vara centrala:
- Fastighetsägare
- Fastighetschef
- Fastighetsförvaltare
- Verksamhetschef
- Regionstyrelse
- Regionfullmäktige
Hur gör man en behovsanalys?
Vilka frågeställningar som ska tas upp är unikt efter varje verksamhet och fastighet, här kommer en förenklad processbeskrivning av hur man tar fram en behovsanalys. Nedan är några förslag av vad som är bra att tänka på i vardera steg:
- Kartlägg behovet
Vilket behov saknas och varför behöver denna förändring ske nu?
Vad har fungerat bra i nuläget och vad har inte fungerat?
Hur ser organisationens behov ut och hur skap förändringen hanteras och användas i organisationen?
Vilka krav ska ställas och hur kan vi följa upp dom, finns rätt förutsättningar inom organisationen?
När behöver förändringen var klar, när ska behoven kunna stillas?
Vilka konsekvenser kan en försenad leverans få?
Finns det en tidigare process vi kan ha hjälp av? Vad fungerade bra och mindre bra då, vad kan vi lära från det denna gång? - Analysera behovet
Utgå från kartläggningen där man värderar och analyserar informationen som inhämtats och preciserats.
Ska projektet genomföras genom upphandling, intern verksamhetsutveckling eller i egen regi?
Strukturera informationen vi tagit fram. - Beskriv behovet
Nu ska allt sammanfattas i en tydligt och specifik beskrivning av behovet. Utifrån den kartläggning och analys vi gjort i de tidigare stegen har vi nu en tydligt och klar bild av vårt behov, mål, hur och vad som ska göras. Denna beskrivning ska vara så tydlig så att det inte blir några oklarheter hos leverantörerna och att denna sedan blir en grund inför eventuella upphandlingar.